Что такое заверенная копия документа?
Заверенная копия – это экземпляр документа, который полностью воспроизводит информацию подлинника и имеет отметку, подтверждающую его соответствие оригиналу. Эта отметка придает копии юридическую силу, позволяя использовать ее вместо оригинала в определенных ситуациях.
Основное отличие заверенной копии от обычной заключается в наличии специальных реквизитов, подтверждающих ее подлинность. В настоящее время единого законодательного акта, регламентирующего правила заверения документов, не существует, однако действуют различные стандарты и нормативные акты, которые определяют порядок и форму заверения.
Когда необходимо заверять копии документов?
Заверение копий документов требуется в следующих случаях:
- Предоставление документов в государственные органы: Например, при подаче заявления на получение паспорта, регистрации по месту жительства, оформлении социальных выплат и т.д.
- Предоставление документов в суд: Хотя законодательство не обязывает заверять копии документов, прикладываемых к исковому заявлению, это может быть полезно для подтверждения их подлинности.
- Предоставление документов в организации: Например, при трудоустройстве, оформлении кредита, заключении договора и т.д.
- Для использования за границей: В некоторых случаях для использования документов за границей требуется их нотариальное заверение или апостилирование.
Кто имеет право заверять копии документов?
В соответствии с действующим законодательством, заверять копии документов имеют право:
- Нотариусы: Нотариальное заверение является наиболее надежным способом подтверждения подлинности копии документа.
- Руководители организаций: Руководитель организации может заверять копии документов, выданных этой организацией.
- Индивидуальные предприниматели (ИП): ИП могут заверять копии документов, связанных с их предпринимательской деятельностью.
- Другие лица, уполномоченные на это: Например, сотрудники, имеющие доверенность или соответствующие должностные инструкции.
Как правильно заверить копию документа?
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметка о заверении копии должна содержать следующую информацию:
- Название организации или должность лица, заверяющего копию.
- Подпись лица, заверяющего копию.
- Дата заверения.
- Печать организации (если предусмотрена). Важно отметить, что закон не обязывает ставить печать на копиях документов.
- Фраза “Копия верна” или аналогичная.
Нотариус, заверяя копию документа, не подтверждает законность его содержания или достоверность изложенных в нем фактов. Он лишь удостоверяет, что копия соответствует оригиналу.
Сроки заверения копий документов работодателем
Работодатель обязан предоставить заверенную копию документа работнику в течение трех рабочих дней со дня его подачи. В противном случае работодателю грозит административная ответственность.